[Yavin4 News] Prenotazioni Yavincon 2006

Lun 6 Feb 2006 14:07:30 CET

Cari amici di Yavin 4!

E con questa fanno 3!!!! YAVINCON 2006 – Prenotazioni per il soggiorno Anche quest'anno prende il via la Convention il cui scopo è riunire sotto un unico tetto gli appassionati di Star Wars, del Fantastico e della Fantascienza in Italia. Le date della YavinCon sono le seguenti: sabato 22, domenica 23, lunedì 24 e martedì 25 aprile 2006. Il luogo prescelto per ospitarci è anche quest'anno la soleggiata e cordiale Cesenatico (prov. Forlì/Cesena), sulla riviera romagnola. Saremo alloggiati presso il villaggio Stella Marina: come per le precedenti convention avremo la possibilità di usufruire dell'intera struttura alberghiera per tutti i quattro giorni della Con e nel prezzo del soggiorno è compresa la pensione completa, a partire dalla cena di sabato 22 aprile fino al pranzo compreso di martedì 25 aprile. Ora tenetevi stretti perché andiamo ad elencare le modalità di prenotazione delle camere. 1. SISTEMAZIONE ALBERGHIERA Pernottamento presso le camere d’albergo del villaggio Stella Marina, secondo le seguenti disponibilità: _ camere da 2 posti _ camere da 3 posti _ camere da 4 posti _ camere da 5 posti _ camere da 6 posti _ camere da 7 posti Queste camere sono tutte dotate di servizi privati. ATTENZIONE: la biancheria da bagno non è compresa nel servizio di pensione completa pertanto occorre portarsela da casa. Nel caso però è possibile prenotare il kit da bagno (telo,viso,bidet) a €3.50 a cambio. Le tariffe a testa sono le seguenti: € 39 al giorno per i soci del Club Yavin 4 € 42 al giorno per i non associati. In tale cifra sono compresi: pernottamento, prima colazione, pranzo e cena. In più l'accesso a tutti gli eventi della manifestazione, ai giochi, ai tornei, alle conferenze. 2. NOTTI DISPONIBILI PER IL PERNOTTAMENTO Il Villaggio potrà ricevere gli ospiti nelle notti di sabato 22, domenica 23, lunedì 24 e martedì 25 aprile (chi avesse necessità di fermarsi anche la notte di martedì 25 aprile, è pregato di farlo sapere all'organizzazione il prima possibile). 3. ABBINAMENTI E ASSEGNAZIONE POSTI E’ consigliata la prenotazione a gruppi già composti secondo la ripartizione delle camere sopra illustrata, al fine di favorire l’organizzazione e la ripartizione degli spazi. Chi dovesse prenotare da singolo o in gruppi più piccoli rispetto alla capienza delle stanze dovrà accettare l’abbinamento con altri partecipanti che si trovano nella stessa situazione. Permangono per l’accettazione delle prenotazioni le regole all’apposita voce. 4. MODALITA’ DI PRENOTAZIONE Le prenotazioni vanno effettuate inviando in un'unica soluzione il saldo della prenotazione. Questo permetterà all'organizzazione di evitare spiacevoli lungaggini e controversie verificatesi negli anni precedenti. Pertanto se si desidera rimanere per tutto il periodo della Con gli importi da corrispondere saranno i seguenti: € 118 per i soci € 126 per i non soci comprensivo di tre pernottamenti (sabato 22, domenica 23 e lunedì 24), tre colazioni (domenica 23, lunedì 24 e martedì 25), tre pranzi (domenica 23, lunedì 24 e martedì 25) e tre cene (sabato 22, domenica 23 e lunedì 24). A questi importi vanno aggiunti rispettivamente € 7 per i soci e € 12 per i non soci. A causa degli alti costi di gestione della manifestazione, siamo a richiedere un piccolo contributo obbligatorio da parte dei soci di Yavin 4 pari proprio ad € 7. Per i non soci di Yavin 4 invece, la somma di € 12 è richiesta come iscrizione minima obbligatoria all'associazione stessa; l'accesso alla Con infatti è consentito solo e soltanto agli associati a Yavin 4. Ricapitolando la cifra finale per partecipare alla YavinCon 2005 è di € 124 per i soci e di € 138 per i non soci. Ovviamente i prezzi applicati fanno parte di una convenzione molto vantaggiosa che abbiamo stipulato con i gestori della struttura stessa. Chi non riuscisse ad usufruire della convenzione dovrà pagare il prezzo "intero" per ogni singola prestazione. Questi sono i prezzi fuori convenzione: Pranzo - 17 euro Cena - 17 euro Colazione - 4 euro Pernottamento - 15 euro Facciamo un esempio: se si desidera giungere alla Convention il pomeriggio del sabato e ripartire il giorno dopo prima dei pranzo, si usufruirà dei servizi di pernottamento, cena e colazione alla cifra totale di € 36 (15+17+4). 1) Eseguire il versamento per la prenotazione tramite conto corrente postale al seguente indirizzo: YAVIN 4 CASELLA POSTALE 6 - UFFICIO PT RE 2 42100 REGGIO EMILIA CONTO CORRENTE POSTALE NR. 51166791 2) Inviare tramite e-mail una copia della ricevuta del versamento al seguente indirizzo darthmaggio a yavinquattro.net ATTENZIONE: si invitano tutti i partecipanti alla Convention ad inviare tramite e-mail la scansione del bollettino postale attestante l'avvenuta prenotazione oppure a comunicarne i dati al responsabile pernottamenti (il numero lo troverete riportato più in basso). Per esperienza accumulata negli anni precedenti, l'invio tramite e-mail della scansione del bollettino postale attestante l'avvenuta prenotazione, ci faciliterà moltissimo a livello gestionale in quanto i tempi in cui il bollettino cartaceo arriva alla nostra casella postale, in questi ultimi mesi, si sono allungati in modo considerevole (oltre 1 mese). A questo indirizzo inoltrare chiaramente: _ "Prenotazione soggiorno YavinCon 2006" _ Dati completi di chi effettua la prenotazione (nome e cognome, indirizzo, cap, città, numero di telefono ed e-mail, se se ne possiede una) _ Giorni per cui si intende prenotare (specificare chiaramente giorno di arrivo e di partenza, sempre riferendosi alla notte per cui si intende usufruire dei posti letto) _ Compagni e/o abbinamenti con cui dividere la stanza (nome e cognome sono obbligatori; evitare di utilizzare nickname internet) L'indirizzo del punto 2 è anche quello a cui fare riferimento per la disponibilità di posti e informazioni varie. Il responsabile provvederà, non appena ricevuta notifica dei dati soprastanti, a inviare conferma dell’avvenuta prenotazione. Per forme di pagamento della quota di prenotazione diverse dal versamento sul ccp (assegni, vaglia, contanti, ecc) contattare prima l’organizzazione. E' OBBLIGATORIO per tutti i minorenni che volessero partecipare alla manifestazione di far compilare i moduli, che troverete ai link qui di seguito riportati, da un genitore o da chi ne fa le veci. Una volta compilati i moduli vanno inviati a Yavin 4 spedendoli all'indirizzo del club. http://www.yavinquattro.net/dw/yavincon_soci.pdf (modulo per i SOCI in formato PDF) http://www.yavinquattro.net/dw/yavincon_soci.rtf (modulo per i SOCI in formato RTF) http://www.yavinquattro.net/dw/yavincon_non_soci.pdf (modulo per i NON SOCI in formato PDF) http://www.yavinquattro.net/dw/yavincon_non_soci.rtf (modulo per i NON SOCI in formato RTF) 5. ACCETTAZIONE DELLE PRENOTAZIONI A causa dell’afflusso numeroso di partecipanti, nonché della differente gestione dell’assegnazione dei pernottamenti, il versamento della quota di prenotazione non garantisce automaticamente l’assegnazione dei posti letto. Una volta ricevuta la quota di prenotazione e assicurata l’effettiva disponibilità dei posti, il responsabile delle prenotazioni contatterà i prenotanti confermando l’avvenuta prenotazione. Allora, e solo allora la prenotazione sarà avvenuta e confermata con successo. Qualora il versamento fosse stato effettuato ma i posti, nel frattempo, fossero esauriti o si fossero resi non disponibili, l’organizzazione si impegna naturalmente a comunicare la mancata conferma della prenotazione e a restituire la quota versata. Dopo il 1° aprile 2006 contattare l’organizzazione ancora prima di effettuare il versamento! 6. REPERIBILITA’ TELEFONICA DEL RESPONSABILE DEI PERNOTTAMENTI Roberto "Darth Maggio" Tel. cell. 339 6679531 _ Lunedì dalle ore 19.30 alle 20.30 _ Mercoledì dalle ore 19.30 alle 20.30 _ Sabato dalle ore 14 alle 15 7. REGOLE SPECIALI Pur permanendo a cura dell’associazione Yavin 4 la raccolta di prenotazioni e quote, il Villaggio curerà personalmente la gestione in loco dei pernottamenti. Ne consegue che: _ non sono previste agevolazioni, sconti o tariffe in qualsiasi modo diverse da quelle sopra elencate per nessuno dei partecipanti (master, organizzatori, curatori di club, ecc); _ è fatto divieto nella maniera più assoluta di ospitare nelle camere individui aggiuntivi al di fuori delle prenotazioni ufficialmente registrate e al di fuori dei posti letto ufficialmente disponibili; è proibito anche il semplice accesso alle camere alle persone che non pernottano, questo per garantire un controllo sul numero di persone presenti al Con. Contravvenire a questo comporterà l’immediato allontanamento dalla manifestazione nonché l’applicazione dei provvedimenti legali del caso da parte della gestione del Villaggio Turistico; _ non saranno inoltre ammesse in sala pranzo persone che non abbiano prenotato anche il pernottamento. Pertanto, nel caso ci siano persone che volessero partecipare alla Con ma non riescono a trovare un posto letto perché già esauriti, non potranno usufruire dei pasti che sono un servizio accessorio al pernottamento (la zona comunque è ricchissima di locali dove poter pranzare e cenare ed il centro di Cesenatico e facilmente raggiungibile anche a piedi).
Mi raccomando non potete mancare!!!

A presto, e che la Forza sia con noi!

Lo Staff di Y4
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